Standar Pelayanan Surat Masuk dan Keluar

No

Komponen

Uraian

1.

Persyaratan

1.     
Surat masuk ditujukan kepada Kepala Madrasah

2.     
Surat Keluar yang
berisi;

a.  Nama/Instansi

b.  Isi surat

c.  Tempat, tanggal dan waktu

2.

Sistem Mekanisme, Prosedur

Surat Masuk

1.     
Pengguna layanan menuju
front office

2.      Penggun
layanan menyampaikan surat ke petugas surat
menyurat

3.      Petugas
surat menyurat menerima surat yang ditujukan kepada Kepala Madrasah

4.      Petugas
surat menyurat melakukan pencatatan surat masuk ke dalam agenda surat

5.      Surat yang
sudah diagendakan dinaikkan secara berjenjang ke Kepala Tata Usaha,
Wakil Kepala dan Kepala Madrasah (sesuai Maksud
Surat) dan pimpinan memberikan disposisi kemudian diserahkan kembali ke
petugas.

6.      Petugas
mencatat isi disposisi dan memberi kode surat sesuai tujuan disposisi.

7.      Petugas
mendistribusikan surat ke bagian yang terkait surat menyurat

Surat Keluar

1.       
Pengguna layanan membuat konsep surat

2.      Pihak yang
bertanggung jawab memberikan persetujuan atau konsep tersebut.

3.      Petugas surat
menyurat melakukan pengetikan

4.      Petugas mencetak surat sebanyak dua rangkap

5.      Kepala Madrasah menandatangani surat

6.      Petugas memberikan nomor surat, cap dan mencatat dibuku agenda surat

7.     
Ptugas melakukan pengarsipan surat

8.     
Petugas mengirimkan surat.

3.

Jangka waktu

1 hari

4.

Biaya

Tidak dipungut biaya

5.

Produk Pelayanan

1.     
Jasa administrasi agendaris
serta distribusi surat masuk

2.     
Layanan surat keluar

6.

Kompetensi Pelaksana

1.     
Memahami tugas dan fungsiu ketatausahaan

2.     
Memahami prosedur agendaris dan distribusi surat

7.

Perilaku Pelaksana

Petugas bersifat santun, ramah,
sabar, tertib, jujur,
dan profesial

8.

Sarana dan Prasarana

1.     
Tablet

2.     
Jaringan internet

3.      Ruang tunggu

4.      Meja

5.      Kursi

6.      Perangkat computer

7.      Printer

8.      ATK

9.     
Buku agenda surat
masuk

Buku agenda surat keluar

9.

Penanganan Pengaduan, saran, dan masukan

1.      Aduan,
saran, dan masukan dapat disampahkan secara langsung kepada petugas

2.      Aduan,    saran    dan    masukan     dapat    disampaikan     melalui
Whatsapp, Intagram, Facebook

3.     
Aduan saran dan masukan dapat
disampaikan melalui e-mail manposo.1993@gmail.com